Debiteurenbeheer zijn alle activiteiten die jouw bedrijf uitvoert om ervoor te zorgen dat jouw klanten, oftewel debiteuren, de verzonden facturen betalen. Als je debiteurenbeheer goed in elkaar zit zorg je ervoor dat je zelf niet in de financiële problemen komt en jouw leveranciers, ook wel crediteuren genoemd, op tijd kan betalen. Je kunt het beheer zelf uitvoeren of laten uitvoeren door een derde partij.
Het belang van debiteurenbeheer
Dat het beheer van jouw debiteuren van groot belang is, is waarschijnlijk geen nieuws. Maar het belang van een goed beheer is groter dan je zou denken. Slechts 58% van de zakelijke facturen wordt binnen de afgesproken betalingstermijn betaald. Dat houdt in dat 42% dus niet tijdig betaald wordt. Als je kijkt naar jouw facturen en er zou 42% niet tijdig betaald worden, kunnen de financiële gevolgen groot zijn als jij daardoor ook jouw leveranciers niet tijdig kan betalen. Door een consequent beleid te hanteren voor jouw debiteuren en vriendelijk te vragen of een factuur aan hun aandacht is ontsnapt, kun je eenvoudig jouw debiteurenbeheer bijhouden.
Tips voor een succesvol debiteurenbeheer
Het is begrijpelijk dat veel ondernemers zijn klanten de ruimte geeft voor het betalen van de facturen. Vaak wordt de basis van een goede relatie als reden gegeven om niet te veel druk uit te oefenen. Als er te veel facturen open staan kan er een serieus liquiditeitsprobleem ontstaan in jouw onderneming. Onderstaande tips zijn een aanrader om te volgen in goed debiteurenbeheer.
- Zorg voor duidelijke leveringsvoorwaarden, stuur deze mee bij de opdrachtbevestiging.
- Controleer of eigendomsvoorbehoud in de voorwaarden zijn opgenomen, zo heb je nog een extra redmiddel als jouw debiteur niet tijdig betaald.
- Controleer voordat je zaken doet met een nieuwe klant wat de kredietwaardigheid is via bijvoorbeeld een kredietrapport.
Uitbesteden of eigen beheer?
Of je nu jouw debiteurenbeheer uitbesteed of in eigen beheer houdt, maakt in beginsel niet zoveel uit. Wel kan het uitbesteden een voordeel zijn omdat een derde partij zowel meer specialisatie heeft als er daadwerkelijk tijd voor vrij maakt. Het kan zijn dat het bij jou een bijzaak is en je er niet zoveel tijd voor hebt om te zorgen voor opvolging of uitzoekwerk, een derde partij kan je dit wel uit handen nemen. Aan de andere kant kost het uitbesteden geld, wat een afweging is die je alleen zelf kan maken.
Debiteurenrisico beperken
Er zijn naast een goed beheer van jouw debiteuren ook manieren om het risico niet bij jou neer te leggen maar bij een ander. Je kunt kijken naar factuur financiering waarbij een leverancier jouw facturen inkoopt en deze zelf probeert te innen. Dit is wel een oplossing waarbij de relatie met de klant redelijk vergaat. Een andere mogelijkheid is Letter of Credit waarbij de bank een garantie afgeeft. Het is een tijdrovend proces, maar kan voor grote transacties een uitkomst bieden. Als laatste zijn er nog kredietverzekeringen die je kunt afsluiten ter bescherming van wanbetalers.
Een goed debiteurenbeheer is niet vanzelfsprekend, maar wel van groot belang om jouw liquiditeit binnen de onderneming te kunnen waarborgen op lange termijn.
Krijg meer grip en controle middels de diensten van Notify.